Artikel ini disusun oleh:

– Sofia Ramadhanie S (20240701219)

– Sharla Syakira Barliana P (20240701227)

Mata Kuliah Character Building
Dosen Pengampu: LEVIANTI , S.Psi, M.Si.

Pernahkah kamu merasa pesanmu tak kunjung dipahami rekan kerja, padahal kamu sudah berkali-kali menjelaskan? Hal tersebut bisa disebabkan oleh kurang efektifnya komunikasi yang dilakukan, sehingga proses penyampaian informasi tidak berjalan baik. Karena itu pada tulisan ini kami akan menjelaskan komunikasi efektif sebagai aspek fundamental dalam dunia kerja.

1. Apa itu Komunikasi?

Kata “komunikasi” berasal dari bahasa latin Communicare, yang artinya membuat sesuatu menjadi milik bersama atau to share. Maka pada dasarnya komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari satu pihak ke pihak lain dengan tujuan agar pesan tersebut dipahami. Dalam hal ini kami akan membahas komunikasi dari kacamata psikologi, di mana yang menjadi fokus kajiannya bukan sebatas peran komunikasi tetapi juga menyoroti apa yang terjadi dalam diri  komunikator maupun komunikan saat proses komunikasi berlangsung. Pendekatannya berbeda dengan komunikasi murni dari segi sosiologi yang struktural, atau filsafat yang bersifat reflektif

Lebih lanjut Jalaluddin Rakhmat dalam bukunya Psikologi Komunikasi (2005) menyatakan bahwa komunikasi, selain menyampaikan pesan, juga untuk mengubah sikap, pendapat, dan perilaku yang artinya komunikasi tidak hanya soal bicara, tetapi tentang pengaruh, perubahan, dan hubungan. Pembentukan kepribadian, membangun relasi sosial, dan pengaruh bagi kehidupan seseorang adalah hasil dari komunikasi efektif—bukan sekedar menyampaikan pesan, tetapi memberikan dampak terhadap hubungan dan tindakan orang lain dalam konteks positif membentuk kualitas hidup.

2. Komunikasi dikatakan efektif jika:

• Pesan tersampaikan dengan jelas, yang artinya isi komunikasi tidak kabur atau ambigu. Semisal dalam instruksi kerja, kalimat “selesaikan tugas secepatnya” bisa membingungkan jika tidak disertai tenggat waktu yang pasti.
• Pesan dipahami sebagaimana maksud pengirimnya, bukan sekedar hanya diterima, karena seringkali miskom terjadi karena perbedaan interpretasi. Contohnya pesan “kita diskusi nanti” bisa saja dimaknai besok bagi si penerima padalah maksud dari si pengirim adalah nanti beberapa jam lagi.
• Terakhir adalah mendapatkan tanggapan atau hasil sesuai tujuan, karena komunikasi idealnya menghasilkan perubahan dalam sikap, pemahaman, ataupun tindakan. Kalau setelah diinstruksikan orang masih bingung melakukan apa, maka komunikasinya belum efektif.

3. Proses Komunikasi: Lebih dari sekedar bicara

Dalam model linear Shannon & Weaver (1949) dapat digambarkan sebagai: Komunikator (sender)- pesan (message)- saluran (channel)- komunikan (receiver) + gangguan komunikasi (noice). Bentuk ini cocok digunakan dalam iklan, pengumuman, atau pesan broadcast.

Sedangkan bentuk interaksionalnya digambarkan dengan komunikator — komunikan dengan adanya umpan balik (feedback). Bentuk komunikasi ini melibatkan interpretasi, persepsi, dan tanggapan untuk membentuk makna yang dipahami dua arah.

Sementara bentuk komunikasi menurut jalaludin dimulai dari stimulus- penerimaan sensorik- persepsi- makna- respon- feedback. Bentuk komunikasi ini menekankan proses internal (kognitif-afektif) bagaimana pesan diproses secara psikologis, dan eksternal (perilaku komunikasi) yaitu apa yang terlihat dari respon komunikator dan komunikan.”kamu baik banget” maka stimulus verbal (suara) diterima oleh telinga, otak kemudian memproses makna kalimat tersebut berdasarkan intonasi, ekspresi wajah, dan konteks, sehingga timbul interpretasi (pujian tulus atau sarkasme?), kemudian individu tersebut menentukan respon berupa senyum, diam, atau pun protes. Selanjutnya lawan bicarapun merespon balik sehingga terciptalah sirkulasi feedback.

3.1 Cerita Pribadi Sharla: Miskomunikasi Saat Membuat Rekap Pembayaran

Saat menjadi admin di apartel, saya pernah diminta atasan untuk membuat daftar rekapan pembayaran WiFi. Instruksinya hanya, “Tolong buatkan rekapan WiFi bulan ini ya.” Saya pun segera mengecek catatan transfer bulan ini dan menyusun daftar unit yang sudah membayar WiFi, lalu saya kirimkan ke atasan. Namun, setelah dicek, ternyata yang beliau maksud adalah daftar unit yang belum membayar dan masih perlu ditagih ke depannya. Akibatnya, saya harus mengulang pekerjaan dari awal dan menghubungi penghuni lagi untuk memastikan datanya.

3.2 Analisis:

Kalau dianalisis dengan teori komunikasi efektif dari Jalaluddin Rakhmat dan juga materi modul, miskomunikasi ini terjadi karena pesan yang disampaikan tidak jelas dan lengkap, sehingga interpretasi saya sebagai penerima berbeda dengan maksud pengirim. Dalam proses komunikasi, terjadi noise berupa asumsi saya sendiri bahwa “rekapan wifi” berarti daftar yang sudah dibayar, padahal maksudnya adalah daftar yang belum dibayar. Dalam model komunikasi psikologis, stimulus verbal “buatkan daftar rekapan WiFi bulan ini” diterima secara sensorik dan diproses dalam persepsi saya sesuai pengalaman sebelumnya. Karena saya tidak memberi feedback untuk memastikan maksud atasan, hasil kerja saya tidak sesuai harapan. Dari pengalaman ini saya belajar bahwa komunikasi efektif tidak hanya bergantung pada pengirim pesan yang harus jelas, tetapi juga pada penerima yang harus memberikan umpan balik untuk memastikan pemahaman yang tepat. Misalnya dengan bertanya, “Daftar rekapan yang sudah dibayar atau yang belum ya, bu?” sehingga miskomunikasi bisa dihindari.

3.3 Cerita Pribadi Sofia: Kesalahpahaman Saat Memasak Pesanan

Saat menjadi juru masak di sebuah restoran, suatu hari saya menerima pesanan ayam yang diminta tidak pedas. Namun, saat memasak, saya menggunakan bumbu pedas karena mengira “tidak pedas” berarti hanya sedikit pedas, bukan tanpa pedas sama sekali. Setelah pesanan disajikan, pelanggan mengeluh karena ayamnya terlalu pedas. Saya pun harus memasak ulang pesanan tersebut tanpa bumbu pedas, sehingga waktu penyajian menjadi lebih lama dan pelanggan merasa kurang puas.

3.4 Analisis

Miskomunikasi ini terjadi karena kurangnya komunikasi dua arah yang jelas antara saya dan staf yang menerima pesanan. Pesan “ayam tidak pedas” yang saya terima tidak diikuti dengan konfirmasi ulang, sehingga saya membuat asumsi berdasarkan pengalaman saya sendiri bahwa sedikit pedas masih diperbolehkan. Dari sudut pandang psikologi sosial, miskomunikasi ini dapat dijelaskan melalui konsep persepsi dan asumsi dalam interaksi sosial, di mana setiap individu memaknai pesan berdasarkan pengalaman dan konteks pribadinya. Tanpa adanya umpan balik atau klarifikasi, persepsi yang berbeda ini menyebabkan kesalahan dalam memahami maksud sebenarnya. Selain itu, teori komunikasi interpersonal menekankan pentingnya komunikasi dua arah yang aktif, di mana penerima pesan harus memberikan respons untuk memastikan pesan diterima sesuai maksud pengirim. Dari pengalaman ini saya dapat belajar bahwa untuk menghindari kesalahan serupa, penting bagi saya untuk selalu melakukan klarifikasi, misalnya dengan bertanya, “Apakah ayam ini benar-benar tanpa pedas sama sekali, Pak/Bu?” agar pesan dapat dipahami dengan tepat dan pelayanan tetap secara optimal. Pendekatan komunikasi yang melibatkan empati dan umpan balik aktif sangat membantu menciptakan pemahaman yang sama dalam situasi kerja yang cepat dan penuh tekanan seperti di dapur restoran.

4. Mengapa komunikasi efektif penting di dunia kerja?

Komunikasi efektif di dunia kerja berarti kemampuan seseorang untuk menyampaikan pesan atau informasi dengan cara yang jelas dan mudah dimengerti oleh orang lain, sehingga tidak terjadi salah paham dan pekerjaan bisa berjalan dengan lancar.  Misalnya, ketika seorang manajer memberikan instruksi kepada timnya, pesan yang disampaikan harus sederhana dan langsung ke inti agar semua anggota tim mengerti apa yang harus dilakukan tanpa kebingungan. Contoh seorang manajer mengatakan, “Tolong selesaikan laporan penjualan minggu ini paling lambat hari Jumat pukul 3 sore,” lebih jelas daripada hanya mengatakan, “Tolong buat laporan secepatnya.” Dengan komunikasi yang jelas seperti ini, tim bisa mengatur waktu dan prioritas dengan baik. Menurut Robbins dan Judge (2019) dalam buku Organizational Behavior, komunikasi efektif adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang berhasil, sehingga tujuan komunikasi dapat tercapai dengan baik.

5. Contoh salah paham karena miskomunikasi

Salah paham karena miskomunikasi terjadi ketika pesan yang disampaikan tidak jelas atau kurang lengkap sehingga penerima salah mengerti maksudnya. Misalnya, ketika atasan hanya berkata, “Tolong kirim email ini,” tanpa menjelaskan email apa, kapan harus dikirim, atau kepada siapa, maka orang yang menerima perintah tersebut bisa bingung dan salah menjalankan tugasnya. Contoh lain adalah saat manajer meminta tim membuat 12 konten Instagram selama 6 bulan, tapi tidak menjelaskan apakah itu 12 konten total atau per bulan. Akibatnya, tim membuat lebih sedikit konten dari yang diharapkan, sehingga klien kecewa. Menurut Robbins, komunikasi yang tidak jelas seperti ini sering menjadi penyebab utama kesalahpahaman dalam organisasi (Robbins, 2019).

Miskomunikasi juga bisa terjadi jika informasi penting disampaikan lewat pesan singkat tanpa penjelasan yang cukup, atau jika pesan disampaikan dengan cara yang membuat penerima merasa takut, seperti “Saya ingin bicara denganmu” tanpa konteks yang jelas. Menurut McCornack, komunikasi yang efektif harus menghindari ambiguitas dan memastikan pesan diterima dengan maksud yang benar agar hubungan kerja tetap harmonis (McCornack, 2016). Oleh karena itu, penting untuk menyampaikan pesan secara jelas dan lengkap agar tidak terjadi salah paham yang dapat merugikan pekerjaan dan hubungan antar rekan kerja.

6. Tips & Trik Komunikasi Efektif di Kantor

• Jadilah pendengar yang aktif

Saat rekan bicara, dengarkan dengan penuh perhatian tanpa terganggu hal lain. Misalnya, saat rapat, fokuslah pada pembicara dan berikan respons seperti mengangguk atau bertanya agar mereka merasa dihargai.

• Sampaikan pesan dengan jelas dan singkat

Gunakan kalimat yang mudah dimengerti dan langsung ke inti. Contohnya, daripada bilang “Tolong segera proses dokumen itu,” lebih baik katakan “Tolong selesaikan dokumen ini hari ini” agar tidak membingungkan.

• Hormati perbedaan budaya dan karakter orang lain

Setiap orang punya cara komunikasi yang berbeda, jadi penting untuk memahami dan menghormati hal itu. Misalnya, berbicara dengan sopan dan sabar kepada rekan yang sensitif agar pesan tersampaikan tanpa menyinggung.

• Berikan dan terima umpan balik

Saat memberi masukan, fokuslah pada hal yang bisa diperbaiki dengan cara yang baik. Contohnya, “Kerja bagus, tapi kita bisa coba cara ini supaya lebih efisien”.

• Pilih media komunikasi yang tepat

Gunakan telepon atau tatap muka untuk hal yang butuh diskusi cepat, dan email untuk informasi yang tidak mendesak. Misalnya, sampaikan pengumuman penting lewat rapat, bukan hanya pesan singkat.

Referensi:

Rakhmat, J. (2007). Psikologi komunikasi (Cet. ke-24) [PDF]. PT Remaja Rosdakarya.
Safitri, S. M. (2020). Modul 7: Komunikasi efektif. Universitas Esa Unggul.
Futureskills.id, Pentingnya Komunikasi di Tempat Kerja dan Tips Membangunnya, 2024
Glints.com, Miskomunikasi: Arti, Penyebab, Contoh, dan Cara Mengatasi, 2025
Rahman, F. (2023). Urgensi komunikasi efektif dalam public relations. Common: Jurnal Ilmu Komunikasi, 10(2), 100-110.